La gestione documentale, secondo quanto riportato dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’Agenzia per l’Italia Digitale (d’ora in poi “Linee guida”), “è un processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione dei documenti”. Riguarda quindi l’intera vita del documento che, tipicamente, possiamo suddividere in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione.

Dal punto di vista archivistico, si distinguono tre fasi di gestione: - l’archivio corrente, che riguarda i documenti necessari alle attività correnti; - l’archivio di deposito, che riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti; - l’archivio storico, che riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente. Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici. Il protocollo informatico rappresenta le fondamenta dell’archivio nelle pubbliche amministrazioni.

Il Corso permetterà di consolidare e migliorare le conoscenze relativamente alla corretta gestione documentale, all’esigenza di conferire certezza all’attività giuridico-amministrativa e di conservarne stabilmente la memoria.

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